Dokument håndtering i foreningen
Igennem tiden er der blevet samlet en del dokumenter i foreningen som der har været behov for at gemme og gøre tilgængelig imellem personer i de enkelte råd. Dette er alt fra referater og presentationer til konkurrencer. Indtil videre er disse hovedsageligt belvet delt over e-mail og direkte mellem personer. Desværre giver dette anledning til problemer såsom filer der går tabt på grund af computere nedbrud eller filer der ikke er til at få fat på fordi de ikke er direkte tilgængelige (såsom en introfil der ikke kom med til et træf).
Der tilbydes derfor følgende tre muligheder for at gemme filer og informationer i foreningen.
Intranettet
Intranettet giver mulighed for at strukturere information både offentligt for hele foreningen og for de enkelte råd. Der er også mulighed for at uploade filer og billeder der linkes til fra de forskellige sider. Derfor er dette værktøj godt til deling af informationer imellem flere personer, såsom lister over opgaver, kontakt lister mm. Alle medlemmer af et råd har automatisk adgang til de lukkede dele af intranettet.
Dropbox
Dropbox er et værktøj der gør det let at dele filer mellem flere personer. Det fungere ved at man installere deres client, opretter en bruger og derefter kan man dele en mappe mellem ens egen bruger og Anime Kitas bruger. Dette værktøj er fordelagtigt til mindre filer og dokumenter der skal deles imellem personer. Fordelen ved denne metode over FTP og upload af filer på intranettet er at den er meget hurtigere, når det først er sat op, så man kan hurtigere lave en ædring til en fil og så bliver den ændrede fil automatik lagt op til deling ingen.
Dette værktøj er på eksperiment stadiet. Derfor kan man ikke automatisk få adgang til filerne der ligger her. For at få adgang skal du først være medlem af et af vores råd, herefter skal du kontakte teknikken og bede om deling af vores dropbox mapper til din bruger. Bemærk at der rent teknisk ikke kan ligge mere end 2GB data på Kitas dropbox bruger, så dette er kun til små filer der skal deles og ikke nødvendigvis til permanent arkivering over længere tid.
Hvis i bruger dette link til at oprette en bruger hos dem får vi 250mb ekstra plads.
FTP
Der er stillet en FTP server til rådighed hvor vi kan gemme større mængder filer i foreningen. Dette er fordelagtigt når der skal gemms store filer eller gemmes permanent over længere tid. Set i forhold til dropbox er det lidt mere besværligt at hente, ændre og uploade filer igen så hvis filen skal arbejdes på af mange personer eller ændres meget så er dropbox et bedre valg. Man kan eventuelt flytte den over på FTPen senere for at "arkivere" den.
Alle medlemmer af et råd i foreningen har automatisk adgang til vores ftp. Du skal blot bruge de nedenstående oplysninger for at logge på.
FTP Host: anime-kita.dk
Brugernavn: BRUGERNAVN@anime-kita.dk (hvor BRUGERNAVN er dit selvbetjening brugernavn)
Kodeord: Dit selvbetjening kodeord
Bemærk at hvis din brugere der er oprettet før den 5 april 2010 skal du ændre dit kodeord (du kan godt ændre til det du har nu) for at du kan logge ind på FTP serveren.